ARSIP.................. Sebuah kata yang tentunya kalau orang mendengar sudah under estimate, sangat tidak menarik, tumpukan kertas yang tidak berguna, kotor dan tentunya sangat membosankan. Dimana-mana arsip masih dipandang sebelah mata, tidak terkecuali pada lembaga-lembaga pemerintah, padahal Pemerintah sudah mengamanatkan dalam Peraturan Pemerintah Nomor 28 Tahun 2012 tentang Pelaksanaan Undang-Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, bahwa setiap lembaga negara, pemerintah daerah, BUMN/BUMD dan perguruan tinggi negeri untuk mengelola arsipnya, sejak dari penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan hingga penyusutan guna menjamin ketersediaan arsip sebagai bahan akuntabilitas kinerja dan alat bukti yang sah. Hal tersebut disebabkan oleh minimnya kesadaran akan pentingnya arsip. Membangun kesadaran tersebut tentunya tidak mudah. Itu menjadi catatan khusus bagi kita sebagai pekerja arsip, bagaimana “arsip†mampu menunjukkan peranannya. Arsip dianggap penting jika sudah menunjukkan manfaatnya pada penyelenggaraan kegiatan pemerintah maupun dalam kehidupan sehari-hari. Itu adalah tantangan besar bagi pekerja arsip, bagaimana bisa menjual informasi arsip tersebut kepada masyarakat luas tanpa meninggalkan point penting “hak akses arsip†tersebut.
Sebenarnya, arsip sangat dekat dengan semua unsur kehidupan kita. Mulai dari lahir, kita sudah berkaitan dengan arsip, yaitu akta kelahiran , sampai meninggal pun berkaitan dengan arsip, akta kematian. Begitu juga dalam kehidupan ekonomi, sosial, maupun politik. Dalam kehidupan ekonomi, tanah akan bernilai jual jika ada sertifikatnya. Begitu juga dengan aset lainnya seperti rumah, kendaraan. Bisa dibayangkan jika aset tersebut tidak ada sertifikatnya. Apakah harganya sama dengan yang bersertifikat? Tentu tidak.
Dalam kehidupan sosial, setiap orang akan diakui jika mempunyai identitas dalam kelompoknya, contohnya mempunyai KTP, akta kelahiran atau kartu identitas lainnya. Untuk memperoleh jaminan kesehatan pun harus dilengkapi dengan identitas dan tidak akan dilayani jika tidak punya identitas. Dalam kehidupan politik, seorang penguasa / pemimpin akan diakui legitimasinya jika diangkat secara sah melalui mekanisme tertentu, dan itu bisa dibuktikan dengan arsip. Sangat banyak contoh yang bisa diambil dalam kehidupan sehari-hari, hanya saja arsip belum dikenal oleh banyak orang. Mereka yang selama ini menganggap remeh arsip, bukan karena tidak peduli, tapi karena belum mengenal arsip.
Menurut sejarah, arsip sudah mulai dikenal dan diterapkan oleh Bangsa Sumeria dan Dinasti ketiga Ur sebelum 2112 – 2004 SM. Mereka menyimpan arsip-arsipnya menggunakan tanah liat. Seperti petikan berikut “verva valent, scripta manent†yang artinya ucapan mudah sirna tetapi tulisan akan tetap utuh terjaga. Arsip akan mencatat sejarah suatu bangsa, begitu juga dengan sejarah lembaga pemerintah akan terlacak. Jika saja bangsa Indonesia sadar akan pentingnya menyimpan sebuah catatan-catatan sejarah, tentu kita tidak akan kehilangan sejarah penjajahan Belanda dan Jepang, kita tidak perlu jauh-jauh ke negeri Belanda untuk menelusuri sejarah bangsa kita sendiri. Ironis memang, tapi itulah kenyataannya sekarang.
Sayangnya, itu tidak menjadi pelajaran yang dipetik oleh generasi sekarang. Kita masih tetap saja kesulitan mencari arsip-arsip lembaga pemerintah kita sekarang, padahal baru berapa dekade lembaga tersebut berdiri. Arsip bisa raib begitu saja entah kemana. Setiap kegiatan yang dilakukan begitu saja berlalu tanpa meninggalkan sejarah. Arsip hanya akan dicari jika ada pemeriksaan dan belum tentu dokumen yang dibutuhkan ketemu.
Belum lama ini, kita melaksanakan pesta demokrasi Pemilu 2019, yang akan menentukan nasib bangsa Indonesia selanjutnya. Arsip Pemilu harus diselamatkan karena harus dipertanggungjawabkan secara transparan kepada masyarakat, mulai dari pemutakhiran data pemilih, pencalonan, penetapan calon pasangan Presiden dan Wakil Presiden atau wakil rakyat yang dipilih, penyelesaian kasus sengketa, pelaksanaan kampanye, laporan pelanggaran administrasi Pemilu, pemungutan dan penghitungan suara, laporan dana kampanye, sampai dengan penetapan calon terpilih dan pelantikannya. Begitu banyak arsip yang tercipta dari “pesta demokrasi†tersebut. Dalam setiap tahapan tersebut, rawan dengan permasalahan, salah satunya adalah penyelamatan dokumen-dokumen penting Pemilu yang keakuratan dan keotentikannya harus selalu dijaga karena itu akan menjadi alat bukti yang sah dari pesta demokrasi. Sebagai contoh, arsip surat suara yang telah dicoblos harus dijaga ketat karena merupakan bukti sejarah proses Pemilu, yang berguna bagi masyarakat untuk masa sekarang (sebagai alat bukti) dan masa depan (penelitian masyarakat).
Mari kita membuat sejarah bangsa Indonesia, dimulai dengan tertib arsip pribadi dan tempat kita bekerja. Tertib arsip bukan hanya menjadi tugas arsiparis atau petugas kearsipan, tetapi kita semua, karena arsip adalah memori perjalanan kehidupan baik pribadi, bermasyarakat maupun bernegara. No arsip, no memory, no history. Ayo, budayakan tertib arsip !!!
Widiyatmi, A.Md., Arsiparis Penyelia Sekretariat Daerah Kab. Gunungkidul.
